Le constat
Chaque quittance papier est ensuite ressaisie dans Google Sheets par l’administration.
Proposition · La Manivelle · Gestion des quittances
Vos quittances, sans ressaisie.
Vous gardez vos quittances papier. Vous supprimez leur ressaisie administrative.
Le cadre
Constat, solution, résultat
La solution
Le responsable d’antenne photographie la quittance, vérifie les informations lues et valide.
Le résultat visé
Données dans le Google Sheets de l’antenne, photo archivée dans Google Drive.
La démarche
Un pilote sur une antenne, puis l’extension aux cinq antennes si le bilan est concluant.
Pour La Manivelle, Genève — Charmilles · Lancy · Meyrin · Pâquis · Thônex
Aujourd’hui · Processus actuel
Chaque quittance est écrite deux fois
AS-IS — double écriture : sur papier, puis dans Google Sheets.
Une quittance peut alimenter plusieurs lignes (une par catégorie).
La solution · MaCaisseCloud V1
Une photo. Une vérification. Une validation.
Le responsable d’antenne garde sa quittance papier. Après sa validation, l’enregistrement est automatique.
1
Photographier
Sur son smartphone, le responsable photographie la quittance remplie (1ʳᵉ page).
2
Vérifier
Les informations lues automatiquement s’affichent. Il les contrôle et les corrige si nécessaire.
3
Valider
Il appuie sur « Valider ». Rien n’est enregistré avant ce geste.
Google Sheets
Une ligne par catégorie de recette, dans la structure actuelle du tableau.
Google Drive
La photo de la quittance est archivée : le justificatif numérique reste consultable.
Photo illisible
La webapp demande une nouvelle photo.
Service indisponible
Un message s’affiche ; la quittance n’est pas enregistrée.
Demain · Processus cible V1
La ressaisie administrative disparaît
TO-BE — aucune ressaisie par l’administration après validation dans MaCaisseCloud.
Après validation, une correction reste possible directement dans Google Sheets.
Bénéfices attendus
Moins de tâches répétitives, plus de temps pour l’essentiel
Responsables d’antenne
Aujourd’huiRemplissent la quittance papier, puis la transmettent à l’administration.
Avec MaCaisseCloud V1Même quittance papier · photographier, vérifier, valider · contrôle à l’écran avant tout enregistrement.
Administration
Aujourd’huiRessaisit chaque quittance dans Google Sheets, catégorie par catégorie.
Avec MaCaisseCloud V1Plus de ressaisie des quittances validées · données déjà dans Sheets · photo consultable dans Drive.
La Manivelle
Aujourd’huiQuittances papier, données disponibles seulement après la ressaisie.
Avec MaCaisseCloud V1Même processus pour les cinq antennes · traçabilité photo · Sheets et Drive restent vos outils.
Bénéfices attendus, non encore mesurés : le pilote servira à les vérifier.
Mise en œuvre
Démarrer par un pilote sur une antenne
1
Préparer
Choisir l’antenne pilote, préparer Sheets / Drive, former le responsable.
2
Utiliser
Le responsable traite ses quittances ; l’administration contrôle les lignes obtenues.
3
Bilan
Comparer aux critères convenus : fiabilité, temps administratif, facilité d’usage.
Puis étendre aux cinq antennes si le bilan est concluant. Points à confirmer ensemble : antenne pilote, critères, conservation papier et photos, propriété des fichiers Google, conditions du pilote.
Décision attendue
Trois décisions pour lancer le pilote
- Autoriser le pilote — sur une antenne, pour une durée convenue.
- Nommer un référent — interlocuteur à La Manivelle pour suivre le pilote.
- Fixer les critères — qui décideront de l’extension aux cinq antennes.
Vous gardez vos quittances papier. Vous supprimez leur ressaisie administrative.